進場，一般指的是會議活動正式舉辦前入駐場地進行現(xiàn)場布置、舞美搭建、設(shè)備調(diào)試、彩排等工作，進場有時也廣泛的包含了從場地搭建到活動舉辦等撤場前的全部系列工作。對于活動新人而言，物料、設(shè)備的布置搭建常常會出現(xiàn)混亂的情況，這里涉及到一些專業(yè)性溝通問題，在正確的溝通下，活動入場會變得順暢很多，同時也會避免對活動現(xiàn)場的意外損壞。

一、進場前需要了解的信息及準備工作

1.活動當天是否有其它活動進場或撒場，對方的時間安排（尤其是酒店內(nèi)的場地常會有此類情況，多個活動同期或交叉舉行)。

2.進撤場有幾個通道可以使用。

3.有沒有備用進場通道可以使用。

4.在場地被其它會議活動占用的情況下，要與場地方溝通清楚對方的清場結(jié)束時間。

5.貨車進貨位置。

6.上貨電梯位置、電梯空間。

7.進場是否需要借助運輸工具。

8.進場當天的場地方或酒店方負責人聯(lián)系方式。

9.各對接口負責人聯(lián)系方式。

10.辦理相關(guān)進場手續(xù)的時間、方式、要求。

11.進場拍照，留存數(shù)據(jù)。搭建前期先拍照，便于后期場地恢復。

了解完以上信息并對活動進場前準備工作做出合理規(guī)劃，避免進場過程中被占用進場通道和布置場地。

▲活動現(xiàn)場進場搭建場景

二、活動進場的流程安排

1.通知各合作方具體的進場時間、地點、對接人聯(lián)系方式、進場口及相關(guān)注意事項。

2.在進場條件有限的情況下，合理安排進場。

3.進場安排的原則是不要讓所有合作方統(tǒng)一時間到場，應從難到簡安排。優(yōu)先安排設(shè)備方進場，減少進場消耗時間，壓縮搭建時間。其次，安排現(xiàn)場布置方進場，減少進場通道或貨梯的占有時間。再次，安排其它小物料供應商進場，減少現(xiàn)場占用。最后，注意溝通好分工，不要等所有物料到齊才開始搭建。

▲活動場地布置效果實拍

（文章作者：鄧興）